Evaluación de sistemas para las operaciones internas/Back Office

En la actualidad, casi todas las empresas deben gestionar procesos como el apoyo técnico, contabilidad y otras tareas administrativas. Estos procesos entran bajo el concepto de operaciones y gestión interna, y para muchas organizaciones, ellos constituyen un alto porcentaje del costo total de operaciones. Estos costos, combinados con la volatilidad de las condiciones económicas globales y la feroz competencia por el mercado y los segmentos empresariales, están forzando a las compañías a mejorar constantemente sus procesos operacionales y la gestión interna, para satisfacer mejor sus necesidades específicas, reducir sus costos e incrementar la productividad y rentabilidad.

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Muchas compañías en múltiples industrias están encontrando retos específicos que requieren mejorar sus procesos operacionales y su gestión interna. Algunos de ellos son:

El soporte efectivo para todos los procesos de operaciones y de gestión interna.
Aumentar el rendimiento de los procesos internos, de manera tal que sostenga o reduzca los costos y aumente el retorno de la inversión.
Sostener la calidad de los procesos operacionales generales para asegurar que toda la información operacional generada por múltiples áreas empresariales (finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc.) sea procesada, alojada, protegida y comunicada, precisa y puntualmente.
Promover las mejoras en la productividad y la integración de los procesos en toda la organización.

Las empresas pueden superar estos obstáculos por medio de las soluciones de software diseñadas específicamente para los procesos de las operaciones y la gestión interna. Ellos incluyen los sistemas contables, sistemas para la gestión de los procesos empresariales (BPM), gestión de incentivos (EIM), sistemas para finanzas, recursos humanos (RRHH), gestión de los activos empresariales (EAM) o sistemas para la gestión del mantenimiento computarizado (CMMS), gestión de la capacitación (LMS), sistemas para la conformidad normativa y sistemas para la gestión de portafolio (PPM); todos con funcionalidades especializadas para cada departamento específico.

Beneficios de las soluciones de software para las operaciones y la gestión interna

Las empresas requieren de sistemas de contabilidad para administrar todas las operaciones financieras. El libro mayor, las cuentas por pagar (CxP), cuentas por cobrar (CxC), costos, activos fijos son solo algunas de las áreas que los sistemas de contabilidad son capaz de manejar. Algunos sistemas contables incluyen además, funcionalidades para la contabilidad internacional y pueden manejar múltiples divisas y localidades.
Las empresas recurren a los sistemas BPM para administrar todos los procesos de manufactura y entrega. Los sistemas BPM posibilitan la creación, monitoreo y gestión de los modelos de procesos, así como, la aplicación de las reglas, control y análisis empresarial para medir la efectividad general de los procesos empresariales.
Los sistemas para la gestión de los incentivos (EIM) ayudan a que las compañías procesen eficientemente las compensaciones de sus empleados. Estos sistemas se sitúan entre los software de recursos humanos (RRHH) y gestión de relaciones con los clientes (CRM) para proveer las herramientas administrativas que requieren los grupos de ventas y operaciones. Igualmente se pueden utilizar para la administración de los esquemas de compensaciones generales de la empresa.
Las compañías pueden utilizar los sistemas financieros para gestionar combinaciones específicas de procesos financieros, incluyendo presupuestos, reportes y proyectos contables.
El sistema para recursos humanos permite que las empresas administren el personal y las tareas de los empleados, procesen y controlen la nómina, administren los beneficios (salud y seguros, etc.) gestionen los requisitos de seguridad y otras tareas de RRHH.
Los sistemas para la gestión de los activos empresariales (EAM) y de mantenimiento computarizado (CMMS) permiten que las compañías controlen, gestionen y planeen los eventos relacionados con sus activos, los costos y su depreciación, maximizando el retorno de la inversión de cada activo. Las empresas pueden usar los sistemas EAM/CMMS para controlar las operaciones de mantenimiento como la gestión de riesgo, mantenimiento, integración, inventarios y demás.
La capacitación es una tarea importante a tomar en cuenta por parte de las compañías que intentan mejorar la calidad de los servicios que ofrecen y para incrementar su productividad. Los sistemas LMS gestionan, crean y programan el material de capacitación para todas las necesidades de aprendizaje orientadas a los empleados de la empresa. Desde la capacitación en aulas de clase hasta la capacitación virtual o en línea, los sistemas LMS le permiten a las empresas administrar el contenido de los cursos, además de la gestión de competencias y rendimiento.
Las empresas en todas las industrias pueden usar sistemas de software específicos para la conformidad normativa interna, local, nacional e internacional. Estos sistemas ayudan a minimizar los costos y riesgos, y a administrar los materiales peligrosos o controlados, así como los materiales reciclables y no reciclables.
Los sistemas PPM le permiten a las empresas aplicar métodos para el desarrollo de proyectos y alinearlos con la estrategia organizacional general. Las soluciones PPM contribuyen además a la solución de problemas relacionados con el consumo de tiempo, dinero y recursos en sus proyectos internos. Además, contribuyen a la planeación de los recursos y su programación, tiempo y gastos, presupuestos y costos, y la gestión del conocimiento.

Riesgos de un proceso imperfecto para la selección de software

Sin sistemas contables, las organizaciones no podrán procesar acertadamente dichas transacciones. Las operaciones de libro mayor serán más difíciles de procesar y más propensas a errores.
La carencia de herramientas BPM, imposibilita la gestión óptima de los procesos empresariales. Los procesos de colaboración, simulación y validación, y la gestión de formas, no se podrán administrar adecuadamente.
Sin un sistema EIM, la empresa no podrá administrar con flexibilidad de las compensaciones de sus empleados. Así mismo, no podrán mejorar la productividad basada en la gestión de compensaciones flexibles para las ventas y los recursos operacionales.
Sin soluciones financieras, las empresas no realizarán con exactitud sus tareas básicas o criticas del área financiera como reportes, proyectos contables u otros procesos importantes necesarios para el control total de las operaciones financieras.
La carencia de sistemas EAM/CMMS no permite gestionar las actividades relacionadas con los activos como el mantenimiento, los inventarios, etc. Consecuentemente, no podrán maximizar el retorno de la inversión de sus activos.
Sin un sistema para la capacitación, la empresa no podrá dar a sus empleados los conocimientos y herramientas necesarias para incrementar su beneficio y la calidad del servicio general.
Sin un sistema para los requisitos de conformidad normativa, las empresas no estarán equipadas para cumplir con los estándares y las regulaciones. Además, se arriesgan a no tener en cuenta nuevas regulaciones o cambios importantes a las existentes, de manera puntual.
Las empresas que no utilizan soluciones de software PPM, no estarán capacitadas para administrar sus portafolios de proyectos internos o alinearlos con los objetivos organizacionales. Ello impedirá la optimización del retorno de la inversión de sus proyectos internos y a la pérdida de rentabilidad.

¿Por qué recurrir al centro de evaluación para las operaciones y gestión interna?

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